Czas trwania: 14 godzin (2 dni)                                   

 

Cel kursu

Przygotowanie menedżerów projektów oraz menedżerów zasobów i kierowników zespołów zadaniowych do efektywnego posługiwania się narzędziami Microsoft Project Professional i Project Server do zarządzania projektami w oparciu o pracę grupową zespołu projektowego i wszystkich kluczowych udziałowców projektu.

 

Wymagania wstępne

Doświadczenie w zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Microsoft Project, w szczególności w zakresie zarządzania zasobami i kontroli realizacji prac.

 

Harmonogram kursu

 

Dzień 1 (7 godz.)

 

1. Konfiguracja Microsoft Project do współpracy z Project Server (1,5 godz.)

·      Tworzenie profilu dostępu do Microsoft Project Server

·      Logowanie się użytkownika Microsoft Project do serwera.

·      Ustawianie opcji współpracy.

·      Zarządzanie szablonem globalnym organizacji.

·      Edycja informacji o zasobach organizacji.

 

3. Planowanie projektu na poziomie organizacji przez menedżera projektu z wykorzystaniem Microsoft Project (4 godz.)

·      Zapisywanie i otwieranie projektów na serwerze Microsoft Project Server (opcje zapisu).

·      Budowa zespołu projektowego (zasoby rodzajowe, zasoby organizacji, zasoby lokalne).

·      Przydział członków zespołu projektowego do zadań.

·      Analiza zapotrzebowania na zasoby, identyfikacja przeciążenia zasobów organizacji współdzielonych przez wiele projektów.

·      Bilansowanie zasobów organizacji współdzielonych przez wiele projektów.

·      Optymalizacja doboru zespołu projektowego (Kreator zastępowania zasobów).

·      Porównywanie wersji projektów.

·      Dostosowywanie publikowanych pól. Ustawianie opcji aktualizacji zadań projektu.

·      Powiadomienie członków zespołu o przydzielonych zadaniach za pomocą sieci Web.

 

4. Nawigacja w Microsoft Project Web Access (1 godz.)

·      Strony Project Web Access dla menedżerów projektów, menedżerow zasobów lub liderów zespołów.

·      Praca z widokami, zadaniami, raportami o stanie, dokumentami i zagadnieniami.

·      Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie, Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac.

 

5. Przeglądanie i edycja informacji o zasobach organizacji w Microsoft Project Web Access (0,5 godz.)

·      Przeglądanie listy zasobów organizacji w Centrum zasobów.

·      Edycja informacji o zasobach na poziomie organizacji.

·      Przeglądanie dostępności i obciążenia członków zespołu w danym i innych projektach w formacie graficznym i tabelarycznym.

·      Przeglądanie przydziałów członków zespołu w formacie wykresu Gantta i grafiku (arkusza pracy).

 

Dzień 2 (7 godz.)

 

6. Planowanie i monitorowanie pracy w projektach, w których użytkownik jest szeregowym członkiem zespołu (1,5 h)

·      Przeglądanie listy przydzielonych zadań (w których jest zasobem) we wszystkich projektach.

·      Wnioskowanie o utworzenie nowego zadania w projekcie.

·      Delegowanie zadań innym członkom zespołu. Przegląd informacji dotyczących odrzucenia delegowanych zadań.

·      Powiadamianie menedżera projektu o stanie wykonywania swoich i monitorowanych przez siebie (delegowanych) zadań.

·      Informowanie o zmianach w swoim czasie pracy (kalendarz zasobu).

·      Przesyłanie wymaganych i własnych tekstowych raportów o stanie.

·      Ustawianie osobistych notyfikacji (powiadomienia i przypomnienia).

 

7. Przeglądanie i aktualizacja informacji o projekcie przez menedżera z wykorzystaniem Microsoft Project Web Access (3,5 godz.)

·      Przeglądanie informacji dotyczących odrzucenia zadania albo zgłoszenia nowych zadań, albo delegowania zadania innemu pracownikowi. Powiadomienie wnioskodawcy o akceptacji bądź odmowie.

·      Aktualizacja projektu w Microsoft Project na podstawie zaakceptowanej wiadomości.

·      Aktualizacja czasu pracy zasobu (kalendarz zasobu) na podstawie informacji od członków zespołu.

·      Powiadamianie członków zespołu o zmianach w przydzielonych zadaniach.

·      Wysyłanie zapytań do członków zespołu o stan wykonania prac i odbiór wiadomości od członków zespołu o stanie wykonania prac.

·      Definiowanie i stosowanie reguł automatycznej akceptacji zmian.

·      Przeglądanie historycznych informacji o aktualizacjach zadań.

·      Ustawianie notyfikacji (powiadomienia i przypomnienia) dla członków zespołu.

 

8. Zarządzanie dokumentami i zagadnieniami projektowymi (1,5 godz.)

·      Definiowanie wymaganych tekstowych raportów o stanie (raporty indywidualne i grupowe, sekcje raportu, cykl składania raportów, członek zespołu zobligowany do składania raportu).

·      Przeglądanie tekstowych raportów o stanie zgłoszonych przez członków zespołu.

·      Tworzenie tekstowych raportów o stanie projektu i przesyłanie ich menedżerowi nadzorującemu projekt i innym upoważnionym udziałowcom projektu.

·      Tworzenie biblioteki dokumentów dla projektu (SharePoint™ Team Services).

·      Przeglądanie i przekazywanie (upload) dokumentów projektowych. Wyszukiwanie dokumentów składowanych w bibliotekach dokumentów.

·      Tworzenie i edycja zagadnień (Issue).

·      Dołączanie komentarzy, zagadnień i dokumentów do zadań

 

9. Przeglądanie projektów (0,5 godz.)

·      Przeglądanie projektów w Centrum Projektów.

·      Tworzenie osobistych lub współdzielonych list zadań do wykonania. Przeglądanie własnej listy zadań do wykonania i listy zadań Outlook. Zarządzanie listami zadań do wykonania.

 

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników w roli kierowników projektów przez cykl życia symulowanego projektu z wykorzystaniem narzędzi pracy grupowej Microsoft Project. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

 

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

1. Usprawnienie komunikacji w projekcie zarządzanym z aktywnym udziałem członków zespołu projektowego i innych udziałowców projektu.
2. Możliwość bardziej efektywnego zarządzania własnym czasem i zasobami.
3. Ułatwienie procesów śledzenia i tworzenia raportów o stanie projektu.
4. Poprawa indywidualnej wydajności dzięki możliwości zdalnej pracy w rozproszonym środowisku z zachowaniem osobistych ustawień i preferencji.

 

Co zyska organizacja?

1. Pełny obraz stanu portfela projektów realizowanego w ramach organizacji.
2. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności dzięki zarządzaniu opartym na aktywnej współpracy wszystkich udziałowców projektu.
3. Jednolite procedury zarządzania projektami z wykorzystaniem MS Project Proffesional & Project Server w ramach całej organizacji.
4. Czytelny i spójny system raportowania z poszczególnych poziomów zarządzania projektem, z agregacją do poziomu portfela projektów realizowanych w organizacji.
5. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dostępu do informacji o projektach w ramach organizacji.
6. Obniżenie całkowitego kosztu ponoszonego przez organizację (TCO) dzięki doborowi narzędzi odpowiednich do roli pracownika w projekcie oraz automatyzacji zadań raportowania i zmniejszeniu konieczności bezpośredniego kontaktowania się pomiędzy udziałowcami projektu.