Czas trwania: 7 godzin (1 dzień)  

Cel kursu

Zaznajomienie wyższej kadry kierowniczej odpowiedzialnej za nadzór nad organizacją i przebiegiem projektów w firmie ze sposobami analizy i interpretacji najważniejszych informacji o projektach przygotowanych w systemie Microsoft Project.

Wymagania wstępne

Podstawowa znajomość zarządzania projektami i obsługi aplikacji Windows.

Harmonogram kursu

1. Nawigacja w Microsoft Project Web Access (1 godz.)

·      Strony Project Web Access dla sponsorów, menedżerów nadzorujących projekty i menedżerów portfela projektów.

·      Praca z widokami, zadaniami, raportami o stanie, dokumentami i zagadnieniami.

·      Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie, Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac

2. Przeglądanie projektów w Centrum projektów (1 godz.)

·      Przegląd syntetycznej informacji w formacie wykresu Gantta i wybranej tabeli o wszystkich projektach prowadzonych w organizacji.

·      Wybór określonego zestawu informacji (tabeli) do analizy, np. Podsumowanie, Koszt, Pracochłonność, Śledzenie - porównanie planu bieżącego z planem bazowym, Wskaźniki metody Earned Value.

·      Grupowanie projektów wg wybranego kryterium, filtrowanie.

·      Przejście do przeglądania szczegółowych informacji o wybranym projekcie. Analiza zadań, zasobów i przydziałów. Wybór właściwej tabeli do analizy.

3. Analiza portfela projektów (2,5 godz.)

·      Tworzenie i analizowanie modeli portfela projektów (warianty przydziału zasobów w projektach portfela).

·      Elastyczne analizy portfela projektów (tabele i wykresy przestawne).

·      Przegląd informacji o obciążeniu i dostępności zasobów osobowych organizacji.

4. Planowanie i monitorowanie pracy w projektach, w których użytkownik jest szeregowym członkiem zespołu (1,5 godz.)

·      Przeglądanie listy przydzielonych użytkownikowi zadań we wszystkich projektach.

·      Wnioskowanie o utworzenie nowego zadania w projekcie.

·      Delegowanie zadań innym członkom zespołu. Przegląd informacji dotyczących odrzucenia delegowanych zadań.

·      Powiadamianie menedżera projektu o stanie wykonywania swoich i monitorowanych przez siebie (delegowanych) zadań. Różne metody aktualizacji zadań.

·      Informowanie o zmianach w swoim czasie pracy (kalendarz zasobu). Przenoszenie czasu wolnego z kalendarza programu Outlook.

·      Przesyłanie wymaganych i własnych tekstowych raportów o stanie.

·      Tworzenie osobistych lub współdzielonych list zadań do wykonania. Przeglądanie własnej listy zadań do wykonania i listy zadań Outlook. Zarządzanie listami zadań do wykonania.

·      Ustawianie osobistych notyfikacji (powiadomienia i przypomnienia).

5. Zarządzanie dokumentami i zagadnieniami projektowymi (1 godz.)

·      Definiowanie wymaganych tekstowych raportów o stanie (raporty indywidualne i grupowe, sekcje raportu, cykl składania raportów, członek zespołu zobligowany do składania raportu).

·      Przeglądanie tekstowych raportów o stanie zgłoszonych przez menedżerów projektu.

·      Przeglądanie i przekazywanie (upload) dokumentów projektowych. Wyszukiwanie dokumentów składowanych w bibliotekach dokumentów.

·      Tworzenie i edycja zagadnień (Issue).

·      Dołączanie komentarzy, zagadnień i dokumentów do zadań.

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników przez zagadnienia zarządzania portfelem projektów z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Project. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

1. Ułatwienie podejmowania decyzji poprzez zapewnienie szybkiego, zdalnego dostępu do zwięzłych i przejrzyście zebranych, kluczowych informacji o projektach realizowanych w organizacji.
2. Możliwość sprawnej koordynacji wielu, prowadzonych równolegle projektów oraz zarządzania zasobami w sposób optymalny ze względu na cele organizacji jako całości.
3. Możliwość zarządzania organizacją „przez wyjątki” dzięki śledzeniu “alertów biznesowych” - wskaźników dostarczających bieżących informacji dotyczących ogólnego stanu wszystkich projektów.
4. Poprawa wydajności dzięki możliwości zdalnej pracy w rozproszonym środowisku z zachowaniem osobistych ustawień i preferencji.

Co zyska organizacja?

1. Pełny obraz stanu portfela projektów realizowanego w ramach organizacji.
2. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności realizowanych projektów dzięki sprawniejszym mechanizmom planowania, kontroli i komunikacji.
3. Jednolite procedury zarządzania projektami z wykorzystaniem Microsoft Project & Project Server w ramach całej organizacji.
4. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dostępu do informacji o projektach w ramach organizacji.
5. Obniżenie całkowitego kosztu ponoszonego przez organizację (TCO) dzięki dostosowaniu narzędzi do roli pracownika w projekcie oraz automatyzacji zadań raportowania i zmniejszenia konieczności bezpośredniego kontaktowania się pomiędzy udziałowcami projektu.