Strona główna
Szkolenia

KATALOG SZKOLEŃ
 
Metodyki
Zarządzanie
Dziedzinowe
Narzędziowe
Microsoft Project
Project Server
Project Central
PROJEKT+


Warsztaty Zarządzania Projektami Terminy Szkoleń Cennik Szkoleń

Zarządzanie projektami
z wykorzystaniem Microsoft Project i Project Central

Kurs dla menedżerów projektów oraz menedżerów zasobów i zespołów zadaniowych

 

Czas trwania: 7 godzin (1 dzień)

 

Cel kursu

Przygotowanie menedżerów projektów oraz menedżerów zasobów i zespołów zadaniowych do efektywnego posługiwania się narzędziami Microsoft Project i Project Central do zarządzania projektami w oparciu o pracę grupową zespołu projektowego i wszystkich kluczowych udziałowców projektu.

 

Wymagania wstępne

Doświadczenie w zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Microsoft Project, w szczególności w zakresie zarządzania zasobami i kontroli realizacji prac.

 

Program kursu

1. Konfiguracja Microsoft Project do współpracy z serwerem Project Central

·      Wybór sieci Web jako systemu komunikacji w zespole projektowym.

·      Ustawienie dostępu do serwera sieci Web (Microsoft Project Central) dla projektu

·      Ustalenie zasad identyfikacji menedżera projektu (opcje uwierzytelniania serwera Microsoft Project Central)

 

2. Planowanie pracy członków zespołu projektowego przez menedżera projektu z wykorzystaniem Microsoft Project

·      Definiowanie zasobów - członków zespołu projektowego w Microsoft Project (zasoby lokalne w projekcie lub współużytkowane - pula zasobów)

·      Przydział członków zespołu projektowego do zadań. Analiza zapotrzebowania na zasoby, identyfikacja i bilansowanie przeciążenia zasobów.

·      Zapis projektu na serwerze Microsoft Project Central

·      Powiadomienie członków zespołu o przydzielonych zadaniach za pomocą sieci Web.

 

3. Nawigacja w Microsoft Project Central

·      Role udziałowców projektów (użytkowników): Menedżer projektu, Menedżer zasobów lub zespołów zadaniowych, Menedżer (Sponsor, Dyrektor projektów, Menedżer nadzorujący projekt), Zasób (członek zespołu projektowego - wykonawca prac)

·      Praca z wiadomościami, widokami, zadaniami, raportami o stanie

·      Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie, Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac

 


4. Podstawowa konfiguracja Microsoft Project Central przez menedżera projektu[1]

·      Definiowanie kategorii użytkowników (nadawanie grupie użytkowników uprawnień do projektów i informacji udostępnionych do przeglądania - widoków).

·      Nadawanie uprawnień członkom zespołu (przydział do kategorii użytkowników, określenie innych uczestników projektu, których przydziały pracy mogą być przeglądane, uprawnienie do delegowania zadań).

·      Definiowanie i stosowanie reguł automatycznej akceptacji wiadomości i raportów.

·      Definiowanie wymaganych tekstowych raportów stanu (raporty indywidualne i grupowe, sekcje raportu, cykl składania raportów, członek zespołu zobligowany do składania raportu stanu).

 

5. Zarządzanie projektami przez menedżera projektu z wykorzystaniem Microsoft Project Central

·      Odbiór wiadomości od członków zespołu o potwierdzeniu bądź odmowie przyjęcia pracy. Aktualizacja projektu w Microsoft Project na podstawie zaakceptowanej wiadomości. Identyfikacja zadań potwierdzonych i niepotwierdzonych.

·      Powiadamianie członków zespołu o zmianach w przydzielonych zadaniach.

·      Przegląd informacji o obciążeniu członków zespołu w danym i innych projektach.

·      Odbiór wiadomości od członków zespołu o zmianach w ich planowanym czasie wolnym od pracy lub przeznaczonym na działalność poza projektem. Aktualizacja czasu pracy zasobu (kalendarz zasobu) w Microsoft Project na podstawie wiadomości.

·      Przegląd informacji o nowych zadaniach zgłoszonych przez członków zespołu lub delegowaniu zadania innemu pracownikowi. Akceptacja bądź odmowa, powiadomienie wnioskodawcy o decyzji. Aktualizacja projektu w Microsoft Project w przypadku akceptacji.

·      Wysyłanie zapytań do członków zespołu o stan wykonania prac. Odbiór wiadomości od członków zespołu o stanie wykonania prac i automatyczna aktualizacja projektu w Microsoft Project na podstawie zaakceptowanej wiadomości.

·      Przeglądanie tekstowych raportów stanu zgłoszonych przez członków zespołu.

·      Tworzenie tekstowych raportów stanu projektu i przesyłanie ich menedżerowi nadzorującemu projekt i innym upoważnionym udziałowcom projektu.

 

6. Planowanie i monitorowanie pracy w projektach, w których użytkownik jest szeregowym członkiem zespołu

·      Odbiór wiadomości o zadaniach przydzielonych menedżerowi projektu w innych projektach, w których jest szeregowym członkiem zespołu (zasobem). Potwierdzenie bądź odmowa przyjęcia pracy.

·      Przeglądanie własnej listy zadań we wszystkich projektach i listy zadań Outlook.

·      Wnioskowanie o utworzenie nowego zadania w projekcie.

·      Delegowanie zadań innym członkom zespołu.

·      Informowanie o zmianach w swoim czasie pracy (indywidualny kalendarz zasobu).

·      Powiadamianie menedżera projektu o stanie wykonywania swoich i monitorowanych przez siebie (delegowanych) zadań z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na zapytanie menedżera projektu.

·      Przesyłanie wymaganych i własnych tekstowych raportów stanu.

 

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników w roli kierowników projektów przez cykl życia symulowanego projektu z wykorzystaniem narzędzi pracy grupowej Microsoft Project Central. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

 

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

  1. Usprawnienie komunikacji w projekcie zarządzanym z aktywnym udziałem członków zespołu projektowego i innych udziałowców projektu.
  2. Możliwość bardziej efektywnego zarządzania własnym czasem i zasobami.
  3. Ułatwienie procesów śledzenia i tworzenia raportów o stanie projektu.
  4. Poprawa indywidualnej wydajności dzięki możliwości zdalnej pracy w rozproszonym środowisku z zachowaniem osobistych ustawień i preferencji.

 

Co zyska organizacja?

  1. Pełny obraz stanu portfela projektów realizowanego w ramach organizacji.
  2. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności dzięki zarządzaniu opartym na aktywnej współpracy wszystkich udziałowców projektu.
  3. Jednolite procedury zarządzania projektami z wykorzystaniem MS Project & Project Central w ramach całej organizacji.
  4. Czytelny i spójny system raportowania z poszczególnych poziomów zarządzania projektem, z agregacją do poziomu portfela projektów realizowanych w organizacji.
  5. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dostępu do informacji o projektach w ramach organizacji.
  6. Obniżenie całkowitego kosztu ponoszonego przez organizację (TCO) dzięki doborowi narzędzi odpowiednich do roli pracownika w projekcie oraz automatyzacji zadań raportowania i zmniejszeniu konieczności bezpośredniego kontaktowania się pomiędzy udziałowcami projektu.

 

 


[1] Zaawansowane opcje konfigurowania Microsoft Project Central są przedmiotem osobnego kursu.