Cel kursu

Zaznajomienie wyższej kadry kierowniczej odpowiedzialnej za nadzór nad organizacją i przebiegiem projektów w firmie ze sposobami analizy i interpretacji najważniejszych informacji o projektach przygotowanych w systemie Microsoft Project.

Wymagania wstępne

Podstawowa znajomość zarządzania projektami i obsługi aplikacji Windows.

Program kursu

1. Nawigacja w Microsoft Project Central

·      Role udziałowców projektów (użytkowników): Menedżer (Sponsor, Dyrektor projektów, Menedżer nadzorujący projekt), Menedżer projektu, Menedżer zasobów lub zespołów zadaniowych, Zasób (członek zespołu projektowego - wykonawca prac)

·      Praca z wiadomościami, widokami, zadaniami, raportami o stanie

·      Definiowanie i stosowanie reguł automatycznej akceptacji wiadomości i raportów.

2. Analiza portfela projektów z wykorzystaniem Microsoft Project Central

·      Przegląd syntetycznej informacji w formacie wykresu Gantta i wybranej tabeli o wszystkich projektach prowadzonych w organizacji.

·      Przewijanie i zmiana skali czasu na wykresie Gantta. Przejście do wybranego projektu.

·      Wybór określonego zestawu informacji (tabeli) do analizy, np. Podsumowanie, Koszt, Pracochłonność, Śledzenie - porównanie planu bieżącego z planem bazowym, Wskaźniki metody Earned Value.

·      Grupowanie projektów wg wybranego kryterium, filtrowanie.

·      Przejście do przeglądania z wykorzystaniem Project Central szczegółowych informacji o wybranym projekcie. Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac w projekcie.

·      Analiza zadań, zasobów i przydziałów. Wybór właściwej tabeli do analizy.

·      Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie

·      Przejście do analizy wybranego projektu z wykorzystaniem Microsoft Project (konieczne tylko w wyjątkowych przypadkach).

·      Przegląd informacji o obciążeniu zasobów osobowych organizacji.

·      Definiowanie struktury i częstotliwości raportu wymaganego od menedżerów projektów.

·      Przeglądanie tekstowych raportów stanu zgłoszonych przez menedżerów projektów i menedżerów zasobów.

·      Tworzenie skonsolidowanego raportu nt. stanu wybranej grupy lub wszystkich projektów w oparciu o raporty dotyczące poszczególnych projektów.

·      Przesyłanie raportów stanu innym kluczowym udziałowcom projektu.

3. Planowanie i monitorowanie pracy w projektach, w których menedżer jest szeregowym członkiem zespołu

·      Odbiór wiadomości o przydzielonych zadaniach. Potwierdzenie bądź odmowa przyjęcia zadania do realizacji.

·      Przeglądanie własnej listy zadań we wszystkich projektach i listy zadań Outlook.

·      Wnioskowanie o utworzenie nowego zadania w projekcie.

·      Delegowanie zadań innym członkom zespołu.

·      Informowanie menedżera projektu o swoim planowanym czasie wolnym od pracy lub przeznaczonym na działalność poza projektem.

·      Powiadamianie menedżera projektu o stanie wykonywania swoich i monitorowanych przez siebie (delegowanych) zadań.

·      Przesyłanie wymaganych i własnych tekstowych raportów stanu.

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników przez zagadnienia zarządzania portfelem projektów z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Project Central. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

1. Ułatwienie podejmowania decyzji poprzez zapewnienie szybkiego, zdalnego dostępu do zwięzłych i przejrzyście zebranych, kluczowych informacji o projektach realizowanych w organizacji.
2. Możliwość sprawnej koordynacji wielu, prowadzonych równolegle projektów oraz zarządzania zasobami w sposób optymalny ze względu na cele organizacji jako całości.
3. Możliwość zarządzania organizacją „przez wyjątki” dzięki śledzeniu “alertów biznesowych” - wskaźników dostarczających bieżących informacji dotyczących ogólnego stanu wszystkich projektów.
4. Poprawa wydajności dzięki możliwości zdalnej pracy w rozproszonym środowisku z zachowaniem osobistych ustawień i preferencji.

Co zyska organizacja?

1. Pełny obraz stanu portfela projektów realizowanego w ramach organizacji.
2. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności realizowanych projektów dzięki sprawniejszym mechanizmom planowania, kontroli i komunikacji.
3. Jednolite procedury zarządzania projektami z wykorzystaniem MS Project & Project Central w ramach całej organizacji.
4. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dostępu do informacji o projektach w ramach organizacji.
5. Obniżenie całkowitego kosztu ponoszonego przez organizację (TCO) dzięki dostosowaniu narzędzi do roli pracownika w projekcie oraz automatyzacji zadań raportowania i zmniejszenia konieczności bezpośredniego kontaktowania się pomiędzy udziałowcami projektu.