PROGRAM KURSU - Dzień 1 (7 godz)

1. Nawigacja w projektach MS Project (1 godz)

· Praca z widokami, tabelami, raportami. Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie

· Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac. Pokazywanie, ukrywanie przydziałów

· Zmiana i formatowanie skali czasu. Przechodzenie do: zadania, daty, zasobu

· Przeglądanie i analiza przykładowych projektów

2. Zarządzanie pojedynczym projektem bez zasobów

2.1 Planowanie (1 godz)

· Definiowanie zadań: elementarnych, cyklicznych, punktów kontrolnych

· Definiowanie faz projektu (zadania zbiorcze), konspekt (struktura podziału prac)

· Szacowanie czasu trwania i kosztu zadania

2.2 Harmonogramowanie (2 godz)

· Definiowanie zależności pomiędzy zadaniami

· Budowa sieci czynności (diagram sieciowy): poprzedniki, następniki, zależności

· Definiowanie ograniczeń lokalizujących zadania w czasie i terminu ostatecznego

· Podział (zawieszanie) zadania

· Czas pracy (kalendarz) projektu, czas pracy (kalendarz) zadania

· Budowa harmonogramu projektu – „wprzód”, „wstecz”, wykres Gantta

· Harmonogram o ustalonych terminach a harmonogram oparty na sieci czynności

· Ścieżka krytyczna (jedna albo wiele), zadania krytyczne i podkrytyczne

· Najwcześniejsze, najpóźniejsze terminy. Zapasy czasu zadania (całkowity, swobodny)

· Ujemny zapas czasu – ograniczenie zadania sprzeczne z warunkami wynikającymi z zależności od innych zadań i terminu rozpoczęcia albo zakończenia projektu

· Przegląd projektu: czas realizacji projektu, koszty. Skracanie czasu realizacji projektu

· Zapis planu bazowego

2.3 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

· Data stanu a data bieżąca

· Aktualizacja zadania: rzeczywisty termin rozpoczęcia, % wykonania, rzeczywisty czas trwania zadania, pozostały czas zadania

· Aktualizacja kosztu rzeczywistego (obliczany, edytowany)

· Aktualizacja zadania zgodnie z harmonogramem bieżącym

· Identyfikacja odchyleń w harmonogramie bieżącym (czas, termin, koszt zadania)

· Śledzenie postępu prac na wykresie Gantta, wyświetlanie linii postępu

· Korygowanie harmonogramu pracy niewykonanej

3. Zarządzanie pojedynczym projektem z zasobami

3.1 Zarządzanie zasobami (2 godz)

· Definicja zasobów (typu Praca, Materiały)

· Wprowadzenie informacji o dostępności, stawkach, czasie pracy (kalendarz) zasobów

· Przydział zasobów do zadania (pracochłonność, liczba jednostek)

· Metody szacowania czasu zadania z uwzględnieniem zasobów (Typy zadań: ustalona liczba jednostek, ustalona pracochłonność, ustalony czas. Opcja: wg nakładu pracy)

· Szczegółowe modelowanie pracy zasobu w zadaniu (praca w nadgodzinach, opóźnienie w przystąpieniu do pracy, rozkład pracy w czasie, użyta tabela stawek)

· Analiza zapotrzebowania na zasoby (globalne w całym projekcie, okresowe)

· Analiza obciążenia zasobów, identyfikacja i bilansowanie przeciążenia zasobów

3.2 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

· Przegląd projektu: czas realizacji projektu, pracochłonność, koszty

· Aktualizacja zadania (opcja: aktualizuje stan zasobów)

· Aktualizacja pracy zasobu w zadaniu: rzeczywisty termin rozpoczęcia pracy, % wykonania, ilość wykonanej pracy (narastająco albo okresowo), ilość pozostałej pracy

· Aktualizacja kosztu zasobu w zadaniu

· Identyfikacja odchyleń w harmonogramie bieżącym (zadań, zasobów, przydziałów)

· Korygowanie harmonogramu pracy niewykonanej

· Ocena postępu prac w projekcie: % wykonania czasu, % wykonania pracy

PROGRAM KURSU - Dzień 2 (7 godz)

4. Zarządzanie wieloma projektami

4.1 Projekty główne i podprojekty (1 godz)

· Definiowanie projektu złożonego z innych projektów (podprojektów)

· Definiowanie zależności pomiędzy projektami, poprzedniki, następniki zewnętrzne

· Analiza ścieżki krytycznej w projekcie głównym albo w podprojektach

· Konsolidacja otwartych projektów (Nowe okno)

4.2 Zarządzanie pulą zasobów współdzielonych przez wiele projektów (1 godz)

· Zasoby: własne, współdzielone

· Definicja puli zasobów, współużytkowanie zasobów z puli przez projekty

· Aktualizacja puli zasobów

· Priorytety projektów i zadań

· Analiza obciążenia i bilansowanie zasobów współużytkowanych przez wiele projektów

5. Komunikowanie i współdzielenie informacji o projekcie (1 godz)

· Tworzenie i korzystanie z map eksportu / importu do wymiany informacji z aplikacjami

· Publikowanie informacji o projekcie w sieci www

· Zapis wybranych informacji o projekcie w postaci Tabel przestawnych MS Excel

· Zapis projektu w bazie danych (cały projekt albo wybrane informacje)

· Tworzenie i korzystanie z szablonów projektów

6. Dostosowywanie projektów i środowiska MS Project

6.1 Dostosowywanie projektu (1.5 godz)

· Dostosowywanie pól niestandardowych (Kody konspektu, Listy wartości, Formuły, Wskaźniki graficzne)

· Tworzenie i dostosowywanie Tabel, Filtrów, Widoków, Raportów, Pól, Grup

· Formatowanie informacji o projekcie

· Użycie Organizator’a do dostosowania projektu

6.2 Dostosowywanie środowiska użytkownika (0.5 godz)

· Ustawienie opcji systemu

· Dołączanie, odłączanie Dodatków COM. Dostosowywanie Pasków narzędzi i Menu

· Automatyzacja powtarzalnych czynności: rejestrowanie i stosowanie makr

· Użycie Organizatora do dostosowania pliku konfiguracyjnego global.mpt

7. Prezentacja możliwości wspomagania pracy grupowej (1 godz)

· Microsoft Project - z wykorzystaniem usług poczty elektronicznej

· Microsoft Project & Project Central - z wykorzystaniem sieci Web

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników przez zagadnienia zarządzania wieloma projektami z wykorzystaniem narzędzi Microsoft Project. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

Szybki przegląd podstawowych i zaawansowanych metod planowania, harmonogramowania i kontroli realizacji projektów, dostosowywania systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika, współpracy systemu z innymi aplikacjami
Poprawa szans na sukces dzięki umiejętności wykorzystania mechanizmów MS Project do koordynacji wielu, prowadzonych równolegle projektów oraz zarządzania wspólną pulą zasobów.
Umiejętność prowadzenia elastycznych analiz projektu wg własnych, wielowariantowych klasyfikacji i hierarchicznych struktur zadań i zasobów.
Umiejętność dostosowywania MS Project do specyficznych wymogów własnej organizacji oraz charakteru prowadzonych projektów.
Poprawa wydajności pracy indywidualnej i współpracy z członkami zespołu projektu i innymi, kluczowymi udziałowcami projektu.

Co zyska organizacja?

Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności realizowanych projektów dzięki przejściu z zarządzania pojedynczymi projektami na zarządzanie wieloma projektami korzystającymi ze wspólnych zasobów organizacji.
Lepsze wykorzystanie zasobów dzięki szczegółowemu planowaniu potrzeb, uwzględnieniu dostępności zasobów i bieżącemu śledzeniu postępów prac we wszystkich projektach prowadzonych w organizacji.
Jednolite procedury zarządzania projektami z wykorzystaniem MS Project w ramach całej organizacji.
Usprawnienie systemu komunikacji informacji o projektach w całej organizacji.