Cel kursu

Przygotowanie menedżerów projektów, menedżerów zasobów i zespołów zadaniowych, ich asystentów i pracowników biura programów i projektów do efektywnego posługiwania się narzędziami Microsoft Project w zakresie planowania, harmonogramowania i kontroli realizacji pojedynczego projektu z wykorzystaniem standardowych opcji oprogramowania.

Wymagania wstępne

Podstawowa znajomość obsługi Microsoft Windows i Microsoft Office.

Znajomość podstaw zarządzania projektami (zalecane ukończenie szkolenia Zarządzanie Projektami w stopniu co najmniej podstawowym)

Harmonogram kursu

Dzień 1 (7 godz)

1. Nawigacja w projektach MS Project (2 godz)

2. Zarządzanie pojedynczym projektem bez zasobów

2.1 Planowanie (2 godz)

2.2 Harmonogramowanie (2 godz)

2.3 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

Dzień 2 (7 godz)

3. Zarządzanie pojedynczym projektem z zasobami

3.1 Zarządzanie zasobami (3 godz)

3.2 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

4. Wprowadzenie do zarządzania wieloma projektami i pulą zasobów (1 godz)

5. Wprowadzenie do komunikowania i współdzielenia informacji o projekcie (1 godz)

PROGRAM KURSU  -  Dzień 1 (7 godz)

1. Nawigacja w projektach MS Project (2 godz)

·      Praca z widokami, tabelami, raportami

·      Filtrowanie, Sortowanie, Grupowanie – wg. standardowych opcji

·      Zwijanie i rozwijanie struktury podziału prac

·      Pokazywanie, ukrywanie przydziałów

·      Zmiana i formatowanie skali czasu

·      Przechodzenie do: zadania, daty, zasobu. Znajdowanie / Zamienianie

·      Przeglądanie i analiza przykładowych projektów

2. Zarządzanie pojedynczym projektem bez zasobów

2.1 Planowanie (2 godz)

·      Definiowanie zadań: elementarne, cykliczne, punkty kontrolne

·      Definiowanie faz projektu (zadania zbiorcze), konspekt zadań (struktura podziału prac)

·      Szacowanie czasu trwania zadania (opcja: wstępne oszacowanie)

·      Szacowanie kosztu stałego zadania, określenie sposobu naliczania kosztu stałego

2.2 Harmonogramowanie (2 godz)

·      Definiowanie zależności pomiędzy zadaniami

·      Budowa sieci czynności: poprzedniki, następniki, zależności, odstęp, wyprzedzenie

·      Przegląd sieci czynności: diagram sieciowy, diagram relacji

·      Definiowanie ograniczeń lokalizujących zadania w czasie. Wpływ ograniczenia na harmonogram: ograniczenia sztywne, elastyczne, umiarkowane

·      Definiowanie terminu ostatecznego zadania, wskaźnik przekroczenia terminu

·      Podział (zawieszanie) zadania, usuwanie przerw w zadaniu

·      Czas pracy (kalendarz) projektu, czas pracy (kalendarz) zadania

·      Budowa harmonogramu projektu – „wprzód”, „wstecz”

·      Przegląd harmonogramu w formacie wykresu Gantta, tabeli, kalendarza

·      Harmonogram o ustalonych terminach a harmonogram oparty na sieci czynności

·      Ścieżka krytyczna (jedna albo wiele), zadania krytyczne i podkrytyczne

·      Najwcześniejsze, najpóźniejsze terminy. Zapasy czasu zadania (całkowity, swobodny)

·      Ujemny zapas czasu – ograniczenie zadania sprzeczne z warunkami wynikającymi z zależności od innych zadań i terminu rozpoczęcia albo zakończenia projektu

·      Przegląd projektu: czas realizacji projektu, koszty

·      Skracanie czasu realizacji projektu

·      Zapis planu bazowego

2.3 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

·      Data stanu a data bieżąca

·      Aktualizacja zadania: rzeczywisty termin rozpoczęcia, % wykonania, rzeczywisty czas trwania zadania, pozostały czas zadania

·      Aktualizacja kosztu rzeczywistego (obliczany, edytowany)

·      Aktualizacja zadania zgodnie z harmonogramem bieżącym

·      Identyfikacja odchyleń w harmonogramie bieżącym (czas, termin, koszt zadania)

·      Śledzenie postępu prac na wykresie Gantta, wyświetlanie linii postępu

·      Korygowanie harmonogramu pracy niewykonanej

PROGRAM KURSU  -  Dzień 2 (7 godz)

3. Zarządzanie pojedynczym projektem z zasobami

3.1 Zarządzanie zasobami (3 godz)

·      Definicja zasobów (typu Praca, Materiały)

·      Wprowadzenie informacji o dostępności i czasie pracy (kalendarz) zasobów

·      Wprowadzenie informacji o stawkach zasobów (tabele stawek, indeksacja stawek) i sposobie naliczania kosztu

·      Przydział zasobów do zadania (pracochłonność, liczba jednostek)

·      Metody szacowania czasu zadania z uwzględnieniem zasobów (Typy zadań: ustalona liczba jednostek, ustalona pracochłonność, ustalony czas. Opcja: wg nakładu pracy)

·      Szczegółowe modelowanie pracy zasobu w zadaniu (praca w nadgodzinach, opóźnienie w przystąpieniu do pracy, rozkład pracy w czasie)

·      Szacowanie kosztu zadania: koszt stały, koszty bezpośrednie (przydzielonych zasobów: użyta tabela stawek, sposób naliczania kosztu)

·      Analiza zapotrzebowania na zasoby (globalne w całym projekcie, okresowe)

·      Analiza obciążenia zasobów, identyfikacja i bilansowanie przeciążenia zasobów

3.2 Kontrola realizacji projektu (1 godz)

·      Przegląd projektu: czas realizacji projektu, pracochłonność, koszty

·      Aktualizacja zadania (opcja: aktualizuje stan zasobów)

·      Aktualizacja pracy zasobu w zadaniu: rzeczywisty termin rozpoczęcia pracy, % wykonania, ilość wykonanej pracy (narastająco albo okresowo), ilość pozostałej pracy

·      Aktualizacja kosztu zasobu w zadaniu

·      Identyfikacja odchyleń w harmonogramie bieżącym (na poziomie zadań, zasobów, przydziałów)

·      Korygowanie harmonogramu pracy niewykonanej

·      Ocena postępu prac w projekcie: % wykonania czasu, % wykonania pracy

4. Wprowadzenie do zarządzania wieloma projektami i pulą zasobów (1 godz)

·      Definiowanie projektu złożonego z innych projektów (podprojektów)

·      Definicja puli zasobów

·      Współużytkowanie zasobów z puli przez projekty

·      Prezentacja możliwości wspomagania pracy grupowej

5. Wprowadzenie do komunikowania i współdzielenia informacji o projekcie (1 godz)

·      Drukowanie widoków i raportów

·      Publikowanie informacji o projekcie w sieci www

·      Korzystanie z map eksportu / importu do wymiany informacji z innymi aplikacjami

6. Wprowadzenie do dostosowywania projektów i środowiska MS Project (1 godz)

·      Dostosowywanie Tabel, Filtrów, Widoków, Raportów

·      Formatowanie informacji o projekcie

·      Ustawienie opcji systemu

·      Użycie Organizatora do dostosowania projektu i środowiska

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników przez obszary zarządzania projektem, przy czym uczestnicy ćwiczą wykorzystanie narzędzi Microsoft Project.

Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

1. Większe szanse na sukces prowadzonych projektów (projekty zrealizowane zgodnie ze specyfikacją, w terminie i zgodnie z budżetem) dzięki umiejętności wykorzystania mechanizmów MS Project do planowania, harmonogramowania i kontroli realizacji.
2. Ułatwienie podejmowania decyzji poprzez zapewnienie szybkiego dostępu do zwięzłych i przejrzyście zebranych, kluczowych informacji o projekcie.
3. Ułatwienie rozpowszechniania planów projektu oraz składania raportów.
4. Rozpoznanie możliwości dostosowywania MS Project do specyficznych wymogów własnej organizacji oraz charakteru prowadzonych projektów.

Co zyska organizacja?

1. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności realizowanych projektów dzięki sprawnym mechanizmom planowania i kontroli oraz komunikacji w projektach.
2. Uzyskanie wyczerpującej, przedstawionej według spójnego wzoru, informacji o stanie każdego realizowanego w ramach organizacji projektu.
3. Elastyczne i precyzyjne narzędzia analizy danych z określonych obszarów projektu, stanowiących o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
4. Usprawnienie systemu komunikacji informacji w projektach.