Cel kursu

Przygotowanie kierowników projektów i członków zespołów projektowych do efektywnej komunikacji informacji o przydzieleniu pracy, potwierdzeniu bądź odmowie przyjęcia pracy oraz stanie prac za pomocą Microsoft Project oraz e-mail i opcjonalnie Microsoft Outlook.

Kurs przeznaczony jest dla użytkowników w organizacjach, które nie wdrożyły systemu komunikacji opartego na Project Central i korzystają wyłącznie z Microsoft Project.

Wymagania wstępne

Podstawowa znajomość obsługi Microsoft Project przez kierowników projektów i obsługi Microsoft Office przez członków zespołów projektowych.

Podstawowa znajomość zarządzania projektami.

Program

1. Planowanie pracy członków zespołu projektowego przez kierownika projektu z wykorzystaniem Microsoft Project i e-mail

·      Definiowanie zasobów - członków zespołu projektowego w Microsoft Project lub przejęcie zasobów z Globalnej listy adresowej (Exchange) lub Książki adresowej Outlook (zasoby lokalne w projekcie lub współużytkowane - pula zasobów)

·      Wybór e-mail jako systemu komunikacji w zespole projektowym.

·      Przydział członków zespołu projektowego do zadań. Analiza zapotrzebowania na zasoby, identyfikacja i bilansowanie przeciążenia zasobów.

·      Powiadomienie członków zespołu o przydzielonych zadaniach za pomocą e-mail.

·      Odbiór informacji od członków zespołu o potwierdzeniu bądź odmowie przyjęcia pracy i automatyczna aktualizacja projektu. Identyfikacja zadań potwierdzonych i niepotwierdzonych.

2. Zarządzanie pracą zespołu projektowego przez kierownika projektu z wykorzystaniem Microsoft Project i e-mail

·      Powiadamianie członków zespołu o zmianach w przydzielonych zadaniach.

·      Wysyłanie zapytań do członków zespołu o stan wykonania prac.

·      Odbiór informacji od członków zespołu o stanie wykonania prac i automatyczna aktualizacja projektu na podstawie zweryfikowanej informacji.

·      Analiza zapotrzebowania na zasoby w Microsoft Project, identyfikacja i bilansowanie zasobów.

3. Komunikacja członków zespołu projektowego z kierownikiem projektu za pomocą e-mail

·      Odbiór informacji o przydzielonych zadaniach i potwierdzenie bądź odmowa przyjęcia pracy.

·      Automatyczny zapis indywidualnych list zadań w Microsoft Outlook.

·      Odbiór informacji o zmianach w przydzielonych zadaniach.

·      Powiadamianie kierownika projektu o stanie wykonywania zadania z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na zapytanie kierownika projektu.

Jaka jest forma kursu?

Wszyscy uczestnicy mają indywidualny dostęp do stanowisk komputerowych. Trener, w oparciu o przykładowe projekty, prowadzi uczestników w roli kierowników projektów lub członków zespołu projektowego przez cykl życia symulowanego projektu z wykorzystaniem narzędzi pracy grupowej Microsoft Project opartych na e-mail. Uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe GET Manager.

Jaki jest efekt dla indywidualnego uczestnika?

1. Poprawa indywidualnej wydajności dzięki automatyzacji procesów przydzielania pracy, informowania o stanie własnych prac i aktualizacji stanu projektu.
2. Usprawnienie komunikacji w projekcie.
3. Możliwość bardziej efektywnego zarządzania własnym czasem i zasobami.

Co zyska organizacja?

1. Zmniejszenie ryzyka i poprawę efektywności projektów dzięki zarządzaniu opartym na aktywnej współpracy wszystkich udziałowców projektu.
2. Ujednolicenie systemu komunikacji o projektach w organizacji.
3. Obniżenie całkowitego kosztu ponoszonego przez organizację (TCO) dzięki doborowi narzędzi odpowiednich do roli pracownika w projekcie