Zespołowe śledzenie projektu w programie Microsoft Project Central

Program Microsoft Project Central umożliwia członkom zespołu w prosty sposób składać raporty menadżerom projektu dotyczące czasu i stanu realizacji prac w projektach. Informacje wprowadzane przez zespół pozwalają menadżerowi projektu na dokładniejsze i pełniejsze zrozumienie aktualnego postępu realizacji projektu. W dalszej części znajdują się przykłady nowych funkcji śledzenia projektu przez zespół roboczy za pomocą programu Microsoft Project Central:

Korzystając z widoku Time Sheet członkowie zespołu mogą aktualizować informacje o postępie ich pracy nad każdym przydzielonym im zadaniem lub też aktualizować zawartość każdego pola, które może być edytowane, wliczając w to niestandardowe pola, dla wszystkich przydzielonych zadań. Wprowadzenie liczby godzin wykonanej pracy powoduje automatyczne zredukowanie wartości pola wskazującego pozostałą pracę. Wartość pozostałej pracy może być edytowana jeżeli bieżące oszacowanie zakresu pracy odbiega od dotychczasowej prognozy. Widok ten może także zostać zmodyfikowany tak, aby wyświetlane był w nim pozycje listy zadań z programu Microsoft Outlook.

Program Microsoft Project Central umożliwia członkom ekip śledzenie ich postępu realizacji zadań z taką dokładnością, jaką wybiorą, lub jaka jest konieczna ze względu na wymogi projektu. Mogą oni rejestrować ilość godzin spędzonych nad realizacją każdego z zadań albo też szacować w procentach jaką część zadania ukończyli. Korzystając z programu Microsoft Project Central informacje te mogą przekazać menadżerom projektów.

Menadżerowie projektu mogą zdefiniować reguły automatycznej akceptacji korzystając z opcji Auto-Accept Rules, które pozwolą w sposób automatyczny aktualizować plany projektu, na podstawie informacji dostarczanych przez członków zespołów, pod warunkiem, że spełniają one pewne predefiniowane reguły. Na przykład, menadżer projektu może chcieć "zarządzać przez wyjątki" i zapoznawać się z raportami o czasie pracy, tylko jeśli zgłoszone godziny pracy nad zadaniem przekraczają godziny ustalone w budżecie.

Program Microsoft Project Central upraszcza komunikację pomiędzy członkami zespołu i ułatwia menadżerom projektów tworzenie tekstowych raportów o stanie realizacji projektu na podstawie raportów składanych przez członków zespołu.

Na początku menadżer musi zdefiniować format niestandardowego raportu, dodać tekstowe podpowiedzi, ułatwiające członkom ekipy wypełnienie raportu, oraz wysłać prośbę o przygotowanie raportu stanu do całego zespołu. Następnie członkowie zespołu wypełniają arkusz raportu stanu w programie Microsoft Project Central i przesyłają go z powrotem do menadżera. Po otrzymaniu poszczególnych raportów program Microsoft Project Central łączy je w pojedynczy "grupowy raport stanu" dla całego zespołu w oparciu o reguły ustalone przez menadżera. Menadżer może ustalić, czy wszystkie raporty mają być automatycznie łączone, czy też niektóre z nich, pochodzące od określonych członków ekipy, muszą zostać przejrzane przed połączeniem.

Dodatkowo menadżerowie mogą określić, czy raporty mają być składane w określonych odstępach czasu, czy też wysyłane na bieżąco. Jeśli zajdzie konieczność złożenia raportu, to u członków ekipy korzystających z programu Microsoft Project Central wyświetlony zostanie wskaźnik informujący, kiedy należy złożyć raport stanu, a w przypadku, gdy raport nie zostanie złożony na czas , wyświetlony zostanie informujący o tym wskaźnik graficzny.