Elastyczne narzędzia do analizy informacji o projekcie

Menadżerowie projektu muszą mieć zapewnioną możliwość prowadzenia wielowymiarowych analiz projektów w nawiązaniu do wybranego kontekstu oraz struktury organizacyjnej projektu i firmy. Microsoft Project 2000 zapewnia niespotykany dotąd stopień elastyczności w przetwarzaniu i przeglądaniu informacji o projekcie.

Grupowanie pozwala menadżerom projektu przeglądać zadania oraz zasoby w grupach zdefiniowanych na podstawie ustalonych kryteriów, takich jak np. firmowy plan kont. Kryterium grupowania może dotyczyć poszczególnych wartości pola wybranego jako podstawa grupowania albo definiowanych przez użytkownika przedziałów wartości tego pola. Przykładowo, można pogrupować zadania według kosztu w przedziałach co 1000 zł. Kryterium grupowania może dotyczyć równocześnie wielu pól.

Program Microsoft Project 2000 automatycznie wyznacza dla zdefiniowanych grup sumy częściowe, wartości średnie, wartości maksymalne lub minimalne. Jeśli przed pogrupowaniem zostanie zastosowany filtr, wtedy w podsumowaniach grup zostaną uwzględnione informacje dotyczące tylko zadań lub zasobów spełniających filtr.

Jeśli grupowanie zostanie przeprowadzone w ramach głównego projektu, zadania zostaną odpowiednio pogrupowane we wszystkich jego podprojektach, co pozwala na przeprowadzenie analizy skonsolidowanego portfela projektów. Raz utworzona grupa, może zostać zapisana, wyświetlana w menu i wielokrotnie użyta.

Kody konspektu są nowym polem pozwalającym użytkownikom przeglądać zadania i zasoby w innych niż standardowa struktura podziału pracy (WBS), definiowanych przez użytkownika hierarchicznych strukturach, takich jak na przykład struktura podziału organizacji (OBS). Jedno lub kilka zadań lub zasobów może zostać przypisanych do tego samego kodu konspektu, tak aby mogły zostać razem pogrupowane. Na przykład menadżer projektu może przypisać wszystkim zadaniom kody kosztów ponoszonych przez firmę i stworzyć hierarchiczny widok zadań na podstawie kodów kosztów. Kody konspektu mogą zostać w prosty sposób rozpowszechnione w organizacji, zapewniając możliwość grupowania i analizy wielu projektów według tej samej struktury.

Użytkownik może definiować w polach niestandardowych formuły obliczeniowe według składni takiej samej, jak w systemie zarządzania bazami danych Microsoft Access. Wynik formuły może być wyświetlany w postaci jawnej lub graficznego wskaźnika, np. czerwona lampka wskazująca zadania przekraczające budżet i zielona lampka wskazująca zadania nie przekraczające budżetu.

Użytkownik może wstępnie zdefiniować listę możliwych wartości, które będą akceptowane w polu niestandardowym. Ta lista wartości będzie wyświetlana na liście rozwijanej w polu niestandardowym, aby przyspieszać i ułatwiać wprowadzanie danych. Można ograniczyć te wartości do umieszczonych na utworzonej pierwotnie liście albo można ustawić pole w taki sposób, aby akceptowało także nowe wartości. Jeżeli dopuści się wprowadzanie nowych wartości na listę, można określić, czy nowe wartości mogą być automatycznie dodawane do listy czy tylko po akceptacji użytkownika. Można także importować listy wartości z innych pól niestandardowych.
Na przykład można zmienić nazwę Tekst1 (niestandardowe pole tekstowe) na "Kategoria kosztu" i utworzyć listę wartości dla tego pola zawierającą wartości Konsultacja, Badania, Dokumentacja, Podróż i Różne. Można określić, że pole wymaga wartości a wartością domyślną jest Różne. Ilekroć do programu Microsoft Project wprowadzane jest nowe zadanie, pole Kategoria kosztu będzie automatycznie zawierać wartość domyślną Różne. Aby zmienić tę wartość, wystarczy kliknąć żądaną wartość na liście.

Program Microsoft Project 2000 zawiera szeroki zestaw wskaźników graficznych, które mogą zostać przypisane do predefiniowanych zakresów wartości pól niestandardowych lub innych definiowanych przez użytkownika kryteriów. Wskaźniki graficzne mogą być wyświetlane w oparciu o niestandardowe obliczenia formuł, wybrane listy wartości lub wartości wpisywane bezpośrednio do komórek. Wskaźniki graficzne mogą być użyte dla zasygnalizowania sytuacji np. przekroczenia budżetu zadania.

Diagram sieciowy, w poprzedniej wersji programu zwany widokiem PERT Chart, został bardzo istotnie zmieniony. Tak jak poprzednio, każde zadanie lub zadanie sumaryczne, wyświetlane jest w formie "węzła" umieszczonego na diagramie ilustrującym zależności pomiędzy zadaniami projektu. Teraz jednak obok węzłów reprezentujących zadania sumaryczne wyświetlane są symbole konspektu, pozwalające rozwijać i zwijać wszystkie podzadania, w sposób analogiczny jak w widoku Wykres Gantta. Można też zrezygnować w ogóle z wyświetlania zadań sumarycznych. Diagram sieciowy daje również możliwość filtrowania zadań, korzystając z tych samych kryteriów, które są dostępne w innych typach widoków programu Microsoft Project 2000.
Diagram sieciowy ma teraz znacznie rozszerzone opcje formatowania węzłów, które mogą być formatowane indywidualnie lub według kategorii zadań. Kolejne usprawnienie dotyczy możliwości formatowania układu węzłów w trybie ręcznym lub automatycznym, według wielu różnych schematów, w tym, co jest całkowitą nowością, również w zależności od daty rozpoczęcia realizacji.

Jeżeli organizacja lub klient używają określonego formatu kodu struktury podziału prac (WBS), możliwe jest utworzenie w Microsoft Project 2000 odpowiadającej mu niestandardowej maski. Program Microsoft Project będzie używał tej maski podczas przydzielania zadaniom kodów SPP, odpowiednio do miejsca zajmowanego przez zadanie w hierarchii konspektu projektu.
Jeżeli użytkownik pracuje z wieloma projektami skonsolidowanymi w pliku projektu głównego lub z projektami zawierającymi łącza do zadań zewnętrznych, dodanie prefiksu kodu projektu może pomóc w odróżnianiu zadań pochodzących z różnych projektów.

Obecnie istnieje dodatkowa możliwość pokazywania projektu na określonym poziomie konspektu poprzez wybór z listy.

Program Microsoft Project 2000 pozwala ustalić dla całego projektu opcję rzutowania pasków zadań podrzędnych na pasek zadania zbiorczego lub całego projektu i pokazywania ich tylko dla zwiniętych zadań zbiorczych. Poprawia to bardzo istotnie przejrzystość wykresu Gantta.

Obecnie istnieje możliwość wyboru zadania za pomocą kliknięcia odpowiadającego mu paska wykresu Gantta. Funkcja ta ułatwia ustalenie, który pasek zadań został zaznaczony.

Program Microsoft Project oferuje teraz możliwość niezależnego ustawienia zastosowania roku finansowego zarówno na głównej, jak i na pomocniczej skali czasu.

Program Microsoft Project obecnie obsługuje miesiące jako jednostki czasu trwania. Wpis "3mon" w polu czasu trwania jest rozpoznawany jako trzy miesiące.

Dzięki temu, że program Microsoft Project 2000 może dostarczać dane OLE DB w trybie tylko-do-odczytu, użytkownicy mogą w prosty sposób łączyć dane z projektów z innymi aplikacjami. Korzystając z techniki OLE DB inne aplikacje mogą uzyskiwać dostęp do danych programu Microsoft Project, ułatwiając integrację danych projektu wewnątrz firmy. Na przykład dostawca OLE DB umożliwia utworzenie raportów Microsoft Access Data Access Pages. Są to dynamiczne raporty, tworzone w oparciu o sieć Web, które umożliwiają przeglądającemu poruszanie się wśród bieżących danych projektu.